1. 요구사항
1.
우리만의 세일즈 프로세스를 구축하고자 함
2.
현재 사용 중인 내부 업무 관리 툴 대신 새로운 툴을 도입해야 할지 고민
3.
다른 기업들의 세일즈 프로세스 구축 과정 사례
도구명 | 설명 | 트래킷 통합 방법 |
스페이스 | 프로젝트 관리 도구? | 통합 불가 |
슬랙 | 업무 커뮤니케이션 진행 | 정보 변경 시 슬랙에 공유 가능 |
노션 | 업무 문서 도구로 활용 | 노션 database를 트래킷에 통합 가능 |
2. 비즈니스 모델
- 스크래퍼 특성 상 작업물을 부분적으로 one source multi use 하는 중
- 하나의 고객사에 여러 개의 딜 존재하며 프로젝트 별 견적 전달
월/년단위 과금, 유지보수, 1회성 개발 작업 등의 비즈니스 모델 보유
3. 요구사항에 기반한 업무 분석
해시스크래퍼의 세일즈 프로세스를 트래킷에 반영하기위한 작업은 다음과 같을 것으로 예상됩니다.
’여러 채널에서 잠재 고객 유입 → 인터렉션을 통해 계약까지 연결’ 이 과정을 관리하는 것
다음 3가지 작업이 선행되면 가능할 것 같습니다.
업무명 | 설명 |
인바운드 채널 통합 | 인바운드 채널로 유입된 리드 정보를 트래킷에 통합 |
세일즈 프로세스 구성 | 비즈니스 모델 및 업무 내용을 파악해 세일즈 파이프라인 구성 |
필요한 오브젝트(객체) 설계 | 세일즈 파이프라인 구성을 위한 커스텀 오브젝트 설계 |
3-1. 인바운드 채널 통합
인바운드 채널 | 설명 | 트래킷 통합 방법 |
폼 문의하기 | - 사이트 내 ‘문의하기’를 통해 유입
- 자체 개발한 폼을 사용하고 있음 | 트래킷 API를 통해 통합 가능 |
사무실 내선 전화 연락 | - 전화로 도입 문의
- 수기로 연락처 받고 후속 조치 중 | 수기로 입력하거나 이메일 주소로 메일 발송하면 통합 가능 |
고객 센터 메일 | - help 이메일을 통해 문의 사항 유입 | 이메일 연동하면 통합 가능 |
채널톡 | - 채널톡으로 리드 확보, 고객 문의 처리 중 | 채널톡 연동으로 리드 정보 및 고객 문의 통합 가능 |
전시회 | - 전시회 통해 고객 연락처 확보해서 엑셀로 정리 | 엑셀 업로드를 통해 통합 가능 |
3-2. 세일즈 프로세스 구성
파이프라인 명 | 설명 | 주사용팀 or 파트 |
리드 관리 | 마케팅 파트에서 확보한 리드를 세일즈 가능한 상태로 만드는 과정을 관리
뷰 설명
- 파이프라인 뷰 : 리드의 상태 관리
- 테이블 뷰 : 모든 리드를 한눈에 파악
상태 설명
Potential(잠재) : 잠재 고객이 유입된 상태
Working(작업 중) : 잠재 고객과 소통 시작 (이메일, 전화, 컨텐츠 등 )
Nurturing(육성 중) : 잠재 고객 육성 (이메일, 전화, 컨텐츠 등)
Bad fit : 작업 혹은 육성에 실패한 고객
Archived : 육성 성공한 상태. 이 고객은 ‘세일즈 관리’로 이동 시킴 | 마케팅, SDR |
세일즈 관리 | 검증된 리드(고객)와의 영업 활동을 통해 계약까지 연결되는 과정을 관리
뷰 설명
- 파이프라인 뷰 : 세일즈 프로세스 관리
- 테이블 뷰 : 모든 고객을 한눈에 파악
상태 설명
- Qualified : ‘리드 관리’에 성공해 세일즈로 넘어온 리드
- Meeting scheduled : | 세일즈 |
계약 관리 | 성사시킨 딜의 계약 과정을 관리- | 세일즈 |
고객 지원 | 이메일, 채널톡으로 유입된 고객 문의를 처리 | 고객 성공/지원 |
재활용 리드 관리 | ‘리드 관리’, ‘세일즈 관리’에서 성공하지 못한 딜을 재활용하는 과정을 관리 | 마케팅/SDR/세일즈 |
수금 관리 | 계약된 딜의 수금 과정을 관리 | 세일즈 |
3-3. 필요한 오브젝트(객체) 설계
오브젝트 이름 | 설명 | 관계 |
견적서 | 고객사와 계약 성사전 견적서 전달 시점에 전달한 견적서 내용을 기입
- 추후 시스템 내에서 견적서를 외부 파일(excel, doc 등)로 export 가능해 질 예정 | 딜 |
계약 | 고객사와 계약을 진행할 때 주고받는 계약서 내용의 주요 사항을 기입 | 딜
청구서 |
청구서 | 계약 성사 시 고객에게 청구할 금액과 근거(제품)을 기입 | 계약
제품 |
제품 | 회사에서 판매 중인 상품을 등록 | 청구서 |
채널톡 | 채널톡으로 유입된 대화를 기록하기 위한 오브젝트로 연동을 통해 자동 생성됨 | 고객 |
4. 업무에 활용 중인 기존 도구와의 통합
도구 명 | 통합 방법 |
슬랙 | 트래킷 이벤트를 슬랙으로 공유 가능
(새로운 고객 인입, 노트 작성, 할 일 등록 등) |
노션 | 노션 Database를 트래킷 오브젝트에 연동 가능 |
스페이스 | 프로젝트 관리 도구로 추정됨. 현재는 통합 계획 없음 |
5. 트래킷 기본 사용법
5-1. 회사, 고객, 딜 오브젝트(객체) 이해하기
회사, 고객은 트래킷에 제공하는 시스템 오브젝트입니다. B2B에서 고객을 관리하기위한 최소한의 정보입니다.
이메일, 리드, 도메인 등의 정보를 이용해 고객과 회사를 생성합니다.
5-2. 커스텀 객체 이해하기
시스템 오브젝트(회사, 고객)로 처리 불가능한 업무 로직을 처리하기 위해 커스텀 오브젝트를 설계할 수 있는 기능을 제공합니다.
Q. 언제 사용하는지?
A. 견적서, 계약, 제품, 제품 내 사용 기록 등을 기록하고 고객 데이터와 연관지어 업무를 처리해야할 때 사용합니다.
5-3. 그룹(파이프라인) 이해하기
관리 대상의 회사, 고객, 딜, 커스텀 오브젝트의 데이터를 그룹에 추가 후 상태를 추적할 때 사용합니다.
5-4. 그룹(파이프라인) 템플릿
빠르게 그룹(파이프라인)을 사용하실 수 있게 템플릿을 제공합니다.
사용 가능한 템플릿 : 세일즈, 직원 온보딩, 채용, VC 포트폴리오 관리, 펀딩, 개인 CRM
5-5. 영업 이력 남기기
이메일
연동한 계정의 이메일을 고객, 회사 별로 분류하여 제공합니다.
인터렉션
전화, 문자, 미팅, 카톡 등의 고객과의 다양한 인터렉션을 구분해 기록할 수 있습니다.
할일
할 일을 고객, 회사 등에 기록할 수 있습니다.
노트 작성
미팅 노트 등을 작성할 수 있습니다.
5-6. 뷰 종류
•
파이프라인 뷰 : 상태 관리에 최적화되어 있습니다.
•
테이블 뷰 : 데이터를 한번에 확인하는데 최적화되어 있습니다.
•
타임라인 뷰 : 계약 관리 등 시간이 중요한 축이되는 데이터를 열람하는데 최적화되어 있습니다.
6. 시뮬레이션
리드를 딜로 등록하기
리드를 확인 후 딜을 등록합니다.
딜을 ‘리드 관리’ 그룹(파이프라인)에 추가하기
딜을 ‘리드 관리’ 파이프라인에 넣어 관리합니다. 리드를 충분히 육성 후 ‘세일즈’ 파이프라인으로 넘깁니다.
견적서 생성하기
세일즈를 진행하다 보면 견적서를 전달하는 일이 발생할 수 있습니다.
이를 CRM에 기록할 수 있으며 추후 기록된 견적서를 엑셀이나 PDF로 전환하는 작업을 진행할 예정입니다.
계약서, 청구서 작성하기
파이프라인 상 해당 딜이 계약에 이르게되면 계약과 청구서를 작성해 딜에 첨부합니다.
계약서, 청구서를 만드는 순서는 중요하지 않고 서로 관계를 맺어주는 것이 중요합니다. 
고객과 인터렉션 기록하기
고객과의 전화, 카카오톡, 미팅 등의 인터렉션을 기록하거나 할 일, 미팅 노트를 작성할 수 있습니다.